日本癌学会学術総会や日本歯科医学会学術大会といった大きな団体が主催するイベントでは、参加者が多く、大都市の国際会議場やホテルの宴会場を借り切って会場となります。私が大学院生の頃はちょうどバブルの時期だったので、小さな学会や研究会が主催する大会もホテルの宴会場で行われていました。協賛する製薬会社が大会運営に必要な費用を出してくれたからです。
一方で、日本口臭学会は会員数300名ほどのこぢんまりとした学会なので、ホテルの宴会場を借りることはできません。大手の製薬会社がバックについているわけではないため、大会運営にかかる費用の多くは参加費でまかなうことになります。学会からの補助50万円、企業からの協賛金数十万円が収入として加わります。このような懐事情のため、大阪駅や新大阪駅に近くて学会参加者にとっては便利なホテルの宴会場を借りることは無理なのです。過去の日本口臭学会学術大会の多くも、主催する大学の構内の会議場で開催されてきました。
大阪駅に近い会場として大阪大学中之島センターがあり、会場使用料は学内価格だと40万円ほどで済みます。しかし、最上階の一番大きい会場でも150名しか入れず、会場の大きさが足りないことがわかり断念しました。大阪歯科大学の100周年記念館にも問い合わせてみましたが、学内価格で100万円近くかかるため、高くて借りられませんでした。
会場へのアクセスはよくないのですが、大阪大学吹田キャンパスにあって安く借りられる大阪大学コンベンションセンターを借りることにしました。ところが、いざ予約を取ろうとすると、学会開催時期の6月は5年先まで土日は予約で埋まっていて、予約不可能でした。7月の開催でもよいということだったので7月の予約も見たのですが、同じような状況でした。幸いなことに開催年の2024年7月13日、14日だけは大会議場（MOホール）を含めて多くの部屋がぽっかりと空欄になっていて予約可能でした。梅雨時で天候条件はよくありませんが、空いているだけで儲けものだったので、2022年11月17日に急いで予約を入れました。予約済みだった会議室も後日キャンセルが入り、希望通りの全館貸し切りとなりました。会場費は2日間貸し切りで午後5時の閉館時刻を延長してもらう延長料金も含めて119600円と格安でした。学内価格で借りるために予防歯科学教室の天野敦雄教授に協力していただきました。
